Dans l'un de nos récents articles, nous avons évoqué la tendance des petites entreprises qui libèrent leurs espaces de bureaux flexibles, pour les voir ensuite remplacés par de grandes organisations.   

Cet article soulève la question de savoir pourquoi les grandes entreprises, avec leurs ressources abondantes et leurs options illimitées, choisissent-elles des espaces de travail flexibles plutôt que des contrats de location de bureaux traditionnels.  

L'étude de cas suivante présente un scénario réel que nous avons vécu chez iQ Offices et qui fournit des réponses claires et nettes. 

Une institution financière multinationale a repris un espace de bureau flexible vacant 

Une petite organisation a récemment quitté iQ Offices pour s'installer dans un espace de bureau traditionnel.   

Cette organisation était très engagée dans notre communauté. Elle bénéficiait d'un bureau privé de plus de 150 postes de travail, son personnel participait fréquemment à des événements communautaires et son espace de travail présentait régulièrement des niveaux élevés d'utilisation par les employés. 

Alors, pourquoi ce départ ? 

En fin de compte, la question se résume à un facteur simple : pour les dirigeants de l'entreprise, il était "moins cher" de disposer d'un espace de bureau traditionnel que de rester à iQ Offices.   

Après quelques mois, l'espace de bureau privé de cette entreprise à iQ Offices a été occupé par une institution financière multinationale qui cherchait un espace de travail pour son équipe locale. 

Cela nous a amenés à nous poser la question suivante : que savait cette multinationale que la petite entreprise ne connaissait pas ? 

Nous avons commencé à analyser le raisonnement de cette entreprise.   

4 facteurs expliquant pourquoi l'une des 100 plus grandes entreprises du monde opte pour un espace de coworking   

En tant qu'institution financière mondiale opérant dans des dizaines de pays, notre nouveau client a pour objectif de : 

• Trouver Une équipe sur place pour, aménager et mettre en place ses propres espaces de bureaux  
• L'expertise nécessaire à la mise en place d'une infrastructure de bureau de premier choix   
• Des économies d'échelle qui lui permettent d'acheter du matériel et des équipements de manière rentable   
• Un capital disponible pour ouvrir et exploiter tout espace de bureau de son choix  
• Une expertise qui comprend des procédures opérationnelles standard hautement développées pour l'exploitation d'espaces de bureaux sur plusieurs marchés.   

Cette organisation a tout de même choisi notre espace de coworking pour son équipe de Toronto plutôt que de prendre un bail traditionnel.   

Les raisons qui les ont conduits à rejoindre iQ Offices se résument à quatre facteurs. 

1. L'utilisation efficace des ressources   

Il est clair que notre nouveau client a des ressources internes abondantes, y compris, leur chargé de l'immobilier et leurs équipes centralisées chargées des achats et de la construction. 

Cependant, l'organisation a réalisé que ces personnes et ces ressources pouvaient être mieux utilisées ailleurs et elle a décidé de ne pas les engager dans la construction d'un bureau local pour son équipe de Toronto.

2. Pas de complexité   

La simplicité est une véritable valeur ajoutée lorsqu'il s'agit d'obtenir un espace de travail.   

Plutôt que de consacrer le temps et les ressources nécessaires à des réunions de plusieurs mois avec des propriétaires et des conseillers juridiques, ils pouvaient juste signer un contrat de licence simple et rapide avec iQ Offices, le tout avec un seul point de contact.   

3. Un espace clé en main et des économies considérables

Dans le même ordre d'idées que le point précédent, il est important de comprendre que la signature du bail n'est que la première étape de l'ouverture d'un espace de bureau traditionnel.   

À partir de là, les choses sérieuses commencent, notamment le suivant : 

• La Conception de l’espace  
• La construction   
• L'approvisionnement  
• La Mise en place de la technologie et de l'infrastructure  
• Le Recrutement et le Personnel  
• La maintenance en permanence 

Le coût de tous ces éléments est élevé, ils prennent du temps et détournent l'attention de l'activité principale de l'entreprise.   

En revanche, si vous optez pour un espace de bureau flexible, l'opérateur de l'espace de bureau flexible se chargera de tous ces aspects dans le cadre de votre contrat.  

Avec un bureau privé ou un QG by iQ, vous pouvez signer votre contrat et commencer à travailler dans votre nouveau bureau entièrement équipé en quelques jours seulement. 

Notre nouveau client multinational a parfaitement saisi l'intérêt de cette commodité. En permettant à l'organisation d'économiser du temps, des coûts et des complications, et de consacrer ces efforts à des activités à plus forte valeur ajoutée.   

4. Flexibilité, souplesse opérationnelle et simplification du bilan financier 

Dans le contexte de la pandémie et de l'essor du travail à distance, de nombreuses grandes entreprises se sont rendu compte que leurs portefeuilles immobiliers commerciaux étaient désormais remplis d'espaces de bureaux coûteux qui ne produisaient aucun rendement.  

Pire encore, les normes internationales d'information financière (IFRS) stipulent que les baux de bureaux de plus d'un an doivent figurer au bilan en tant que charges financières.   

Cela a fait en sorte que beaucoup de ces organisations - y compris notre nouveau client - ont reconsidéré leur approche de l'espace de bureau. 

En conséquence, les espaces de bureaux flexibles sont devenus un moyen efficace d'obtenir des espaces de travail de premier ordre sans engagement à long terme ni engagement dans le bilan financier.   

Ces contrats à court terme permettent également à ces organisations de conserver une plus grande flexibilité opérationnelle, en leur donnant la possibilité d'évoluer sur place ou de renoncer à leur espace de travail plus facilement et de manière plus rentable au besoin de changement. 

La leçon que toute entreprise pourrait apprendre de cette étude de cas     

Cette tendance est objectivement paradoxale. Les organisations mondiales prennent des mesures que l'on s'attendrait à voir prises par des entreprises plus petites, réduisant les tracas et les coûts tout en conservant une certaine flexibilité afin d'exploiter leurs activités de la manière la plus efficace possible. 

Quelle leçon peut-on donc tirer de cette tendance, tant pour les grandes que pour les petites entreprises ?   

En suivant l'argent intelligent. Même avec des ressources et une main-d'œuvre abondante, certaines des plus grandes organisations du monde choisissent l'espace de coworking, et leur principe s'applique à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille.   

Chez iQ Offices, notre activité principale consiste à fournir des espaces de travail flexibles et incomparables, et nous avons passé plus d'une décennie à perfectionner notre art. Nous vous invitons à en faire l'expérience par vous-même - réservez dès aujourd'hui une visite de votre site iQ Offices local.