En tant que responsable d'entreprise, quelle ressource considérez-vous comme la plus précieuse pour votre société? 

Il est possible de fournir des arguments en faveur des recettes, du capital humain, de la propriété intellectuelle, de l'image de marque ou d'un certain nombre d'autres éléments clés.  

Cependant, une ressource est absolument inestimable:  

Le temps.  

Pour que les revenus augmentent, que les personnes s'épanouissent, que l'image de marque reste en mémoire et que l’innovation ait lieu, chaque membre de votre organisation doit utiliser son temps et son expertise de la bonne manière. 

On sous-estime souvent le temps nécessaire aux cadres pour acquérir, aménager et gérer des bureaux traditionnels. 

Mais ce n'est pas forcément le cas.  

Voici pourquoi. 

Temps perdu: Les coûts cachés de la gestion d'un bureau   

L'ouverture et la gestion d'un bureau dans le cadre d'un bail traditionnel s'accompagnent des éléments suivants, une tonne de coûts, depuis les dépenses initiales jusqu'aux loyers, en passant par les dépenses mensuelles, les salaires des gestionnaires de bureau, etc.   

Cependant, cela ne constitue qu'une partie de cette énigme. 

Un investissement important en temps est également nécessaire, souvent de la part de l'équipe de direction de votre organisation, dont les compétences de base ne sont probablement pas la gestion de bureau. 

Le processus de lancement d'un espace de bureau traditionnel comprend généralement les éléments suivants: 

1. Désigner des membres de votre équipe exécutive pour diriger le processus. 
2. Se connecter avec un courtier en immobilier commercial qui comprend ce que vous recherchez et va chercher des options pour vous.
3. Engager des négociations sur une lettre d'intention contraignante avec le propriétaire du bâtiment pour verrouiller les coûts de loyer, la durée des contrats (généralement entre trois et cinq ans), les allocations d'amélioration pour le locataire et les coûts et frais supplémentaires. 
4. Passer en revue un long contrat de location avec votre courtier et un avocat.
5. Personnaliser et rénover votre espace selon vos besoins.
6. Déterminer vos besoins en matériel, mobilier et infrastructure et les mettre en œuvre par vous-même.
7. Embaucher, former et rémunérer un personnel à temps plein pour gérer le bureau.  

Ensuite, une fois le bureau ouvert, il y a les contraintes de temps quotidiennes à gérer, notamment: 

• Gérer les horaires des employés 
• Planifier des réunions 
• Veiller à ce que toutes les fonctions de bureau se déroulent de manière fluide et efficace 
• Contribuer aux décisions de gestion de bureau en cours, résoudre des problèmes et superviser ou gérer les défis de maintenance 

Il est donc tout aussi essentiel de prendre en compte: 

A. La valeur monétaire associée au temps que ces dirigeants investissent dans la recherche et la gestion d'un bureau;

B. Le coût d'opportunité de détourner leur attention de leurs fonctions principales. 

Faire les calculs: Valorisez le temps de vos exécutifs

Pour évaluer la quantité de temps que les cadres de votre entreprise doivent consacrer à leurs activités professionnelles, prenez le temps de réfléchir à ce qui suit: 

• Quels exécutifs sont habituellement impliqués dans les affaires liées au bureau
• Évaluations des salaires pour chacun de ces exécutifs 
• En moyenne, combien de temps passent-ils sur des affaires liées au bureau 

Les chiffres de cet exercice peuvent varier en fonction des organisations, mais voici un exemple hypothétique. 

Président-directeur général

En moyenne, on estime que les PDG consacrent environ 5% de leur temps à des tâches liées au bureau. Si votre PDG perçoit un salaire de 400 000$ par an, la valeur du temps qu'il consacre aux tâches de bureau est de 20 000 $ par an.  

Le chef des opérations 

Les chefs des opérations, qui sont les principaux responsables des initiatives de bureau, peuvent consacrer entre 15 et 25% de leur temps à des activités liées au bureau, en particulier pendant les périodes d'expansion du bureau ou de déménagements importants. En se basant sur un salaire hypothétique de 350 000$, les activités liées au bureau coûteraient à votre entreprise entre 52 000 et 87 500$ de temps du COO par an. 

Le chef des services financiers  

En consacrant en moyenne 10 à 15% de son temps à des initiatives de bureau chaque année, le chef des services financiers avec un salaire de 300 000 $ consacrerait entre 30 000 et 45 000 $ du temps de l'entreprise à des initiatives de bureau. 

Entre ces trois exécutives, on peut estimer à six chiffres le temps perdu à s'occuper des questions de bureau. 

Et ce, avant de prendre en compte les contributions de:  

• Ressources humaines, qui aident à s'assurer que l'environnement de bureau répond aux besoins des employés. Elles peuvent également gérer les arrangements de sièges, les commodités et l'engagement des employés dans l'espace.
• Équipes juridiques qui examinent et approuvent les baux et les contrats de service, et garantissent la conformité avec les exigences légales et réglementaires lors de l'acquisition et de la gestion du bureau. 
• Autres responsables de départements qui peuvent être amenés à fournir des retours sur les besoins en espace et les commodités qui s'alignent avec les besoins opérationnels de leur équipe. Leur contribution peut influencer les décisions d'aménagement, le design et l'emplacement du bureau. 

Voici où les choses se compliquent: les chiffres dans cet exemple ne reflètent que la valeur monétaire quantifiable, mais les coûts d'opportunité de ce temps sont incalculables. 

 Si votre PDG, votre chef des opérations et votre chef des services financiers avaient suffisamment de temps pour se concentrer sur leurs compétences de base, que pourraient-ils accomplir? 

Comment les entreprises peuvent-elles cesser de perdre du temps en matière d'espace de bureau? 

Les baux de bureaux traditionnels exigent une attention particulière de la part de votre équipe de direction. C'est la réalité des choses. 

Cependant, avec un bureau équipé comme HQ by iQ, les investissements en temps initial et continu sont quasiment nuls dans ces espaces. 

• Ils ont des contrats courts et simples. 
• Sont entièrement prêts à emménager et personnalisables, ce qui nécessite moins de temps pour les équiper et les améliorer. 
• Nécessitent beaucoup moins de temps de planification que les baux traditionnels 
• Disposent d'une infrastructure technologique en place avec tous les outils professionnels dont vous avez besoin 
• Sont entièrement dotés de personnel 

Le plus important, c'est que les opérateurs de bureaux équipés sont dans le métier de créer des environnements de bureau de qualité supérieure. Chez iQ Offices, notre compétence principale est de fournir des expériences de travail sur mesure sans pareille, et nous avons consacré plus de dix ans à améliorer notre expertise. 

Donc, si vous êtes prêt à déplacer votre organisation vers un espace de travail premium et à laisser votre équipe exécutive se concentrer sur ce qu'elle fait de mieux, réservez une visite de votre bureau iQ Offices local dès aujourd'hui. Nous nous occuperons de votre bureau afin que votre équipe puisse se concentrer sur la génération de revenus, l'autonomisation de vos collaborateurs, le développement de votre marque et la croissance de votre entreprise.